Cinco trucos de Excel poco conocidos

de OnSoftware

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Con Excel es muy fácil hacer lo básico y muy difícil conseguir lo que uno realmente quiere, sobre todo cuando se intenta en un tiempo reducido. A pesar de su excelente diseño, la hoja de cálculo más famosa es capaz de hacernos sentir como auténticos principiantes.
Hemos buscado cinco trucos poco conocidos para Excel, los que nos han parecido más útiles e interesantes para sacarle más partido en el día a día: compartir un XLS entre varios usuarios, usar formatos condicionales, inmovilizar paneles, crear listas desplegables y aplicar el pegado especial.

1. Trabajar en equipo con una misma hoja de cálculo

Escenario: una oficina, un disco compartido y varias personas que desean editar un archivo XLS al mismo tiempo (al estilo Google Docs). El primero que abra el archivo tendrá el control del mismo e imposibilitará la edición por parte de los demás:

Para evitar que alguien vaya a tomar un café y deje la hoja de cálculo bloqueada, es necesario compartir el libro. En Office 2007 y 2010, ve a la pestaña Revisar y haz clic Compartir libro. En el cuadro de diálogo, marca la casilla y haz clic en Aceptar. En la pestaña Uso avanzado puedes definir el tamaño del historial de cambios o cómo resolver conflictos.

2. No perder nunca de vista las celdas de referencia

Cuando te muevas por una hoja de gran tamaño, es muy posible que no quieras perder de vista algunas celdas, como las del encabezado o de algunos valores clave. La función Inmovilizar paneles, disponible en el menú Ver o Vista, “congela” las celdas que tú quieras para que siempre sean visibles.

Otra forma de conseguir lo mismo es a través de las vistas separadas. Fíjate en las barras de desplazamiento: adyacentes a los botones con flecha hay diminutos rectángulos. Arrástralos para crear una vista independiente con todas las filas y columnas que necesites.

3. Decorar las celdas según su valor

Por muy sofisticada que sea, una hoja de cálculo sin colores será ignorada vilmente. No, no nos referimos a pintar las celdas al azar, sino a usar el color para facilitar la lectura de la hoja; puesta al servicio de los datos, la estética juega un papel muy importante. Para ello, tu mejor aliado es el menú de Formato condicional.

Las opciones de formato condicional decoran las celdas seleccionadas a partir de los datos que contienen. Las escalas de color y los conjuntos de iconos, por ejemplo, son perfectos para expresar la posición relativa de una cantidad con respecto al total de las mismas. Son efectos atractivos y fáciles de aplicar.

4. Crear una lista desplegable

Supón que estás llenando una hoja de cálculo con las notas de tus alumnos. Para no tener que escribir las valoraciones para cada fila, ¿qué mejor que una lista desplegable? Reducen los errores y son fáciles de crear. Escribe los valores iniciales en un grupo de celdas, ve al menú Datos y abre el panel de Validación de datos.

Elige “Lista” como criterio de validación, haz clic en el botón del campo Origen y selecciona las celdas con los valores disponibles. Una vez que aceptes, todas las celdas que hayas validado tendrán listo el menú desplegable.

5. Las maravillas del pegado especial

¿Quieres más opciones a la hora de pegar valores? Copia unos datos, haz clic derecho sobre una celda vacía y elige “Pegado especial“. La potencia de este cuadro diálogo es asombrosa, pues permite pegar únicamente lo que interesa, como fórmulas o formatos, y llevar a cabo operaciones aritméticas.

La casilla Saltar blancos evita que reemplaces valores con casillas en blanco, mientras que Transponer efectúa una operación utilísima: convertir filas en columnas y viceversa.

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